EFECTIVE INVENTORY

Efective Inventory
Written by Bagus

Berdasarkan pengalaman, inventory variance antara system dgn fisik biasanya disebabkan oleh 2 hal, yaitu: proses registrasi transaksi ke dalam system yg tertinggal jauh dibanding proses transaksi fisiknya; atau lemahnya mekanisme kontrol atas proses registrasi transaksi ke dalam system, sehingga menyebabkan mis-record transaksi, baik transaksi yg tidak ter-record maupun salah record quantity-nya dlsb). Kedua point ini bisa saja saling berhubungan, dimana point yg satu menjadi penyebab dari timbulnya point yg lain.


Solusinya bisa dgn teknologi; mulai dari yg ekstrim, misalnya dgn RFID (radio freq identifctn), sehingga setiap transaksi secara otomatis akan langsung ter-record ke dalam system. Dgn RFID ini, tentu sangat kecil kemungkinan terjadinya mis-record transaksi; atau dgn barcode scanning, sehingga dgn sekali scan & enter, akan ter-record satu transaksi ke dalam system tanpa perlu mengklik/mengetik apa-apa lagi; atau dgn timbangan yg langsung connected ke system; atau dgn cara-cara kreatif lainnya yg disesuaikan dgn kondisi, termasuk pertimbangan keterbatasan kemampuan investasi perusahaan. Apapun, ide dasarnya adalah memaksimalkan pekerjaan added value yg ada, yg dalam konteks ini berupa penggunaan teknologi (fasilitas komputer/software) dan meminimalkan pekerjaan non added value alias beban kerja ekstra (yg biasanya manual), yg bisa di-cover oleh performa software tsb; misalnya pengerjaan sejumlah dokumen manual (on paper; yg berbentuk form-2 isian) diganti dgn proses registrasi
transaksi ke dalam system (yg tentunya bisa di-print dalam format yg menyerupai dokumen manual yg dibutuhkan, atau cukup berupa “dokumen digital” saja).

Solusi lain, bisa juga dgn penambahan personil; misalnya tenaga admin yg dikhususkan untuk memproses registrasi transaksi ke dalam system; atau bisa juga solusi yg lebih mengarah ke workload management dgn menyusun suatu mekanisme kontrol standar atas setiap transaksi yg terjadi, dimana personil tertentu (misalnya supervisor gudang atau stock controller atau apapun namanya) secara khusus bertanggung jawab untuk mengontrol semua registrasi transaksi ke dalam system (tentu personil tsb bisa saja tetap memiliki tugas-2 rutin lain). Dan fungsi kontrol registrasi transaksi ini dimasukkan ke dalam point KRA (key result area) & KPI (key performance indicator) dari personil tsb. Ini pun bisa didukung dgn menerapkan kebijakan “daily closing” (kalau bisa), atau “weekly closing”, dst, meskipun stock report normalnya tetap berbasis bulanan (biasanya ke accounting). Selain mekanisme kontrol standar di atas, ada juga mekanisme lain yg bisa dipakai; misalnya cycle counting, stock taking atau stock
opname. Jika ditemukan variance yg tak terlacak transaksinya, maka transaksi adjustment tentu biasa dipakai untuk mem-balance-kan inventory. Tapi bila adjustment-nya tidak reasonable, maka proses operasional/administrasi kitalah sesungguhnya yg masih lemah & memang perlu segera diperbaiki.

Silahkan buat studi, solusi mana yg kiranya cukup efektif bagi tim anda dalam mengerjakannya & cukup efisien bagi manajemen untuk urusan investasinya J

Mengenai 60% fast moving item yg anda miliki, saya agak sulit membayangkannya. Ada 2000 item, dimana 1200 di antaranya adalah fast moving? Apa betul demikian? Apa criteria fast moving-nya? Anda jelas tidak bisa menerapkan metode pareto/ABC standar; dimana (nilai) transaksi dari sejumlah kecil item (bisa dalam persentase; katakanlah +/- 20%) ternyata mendominasi +/- 80% dari (nilai) total transaksi anda. Note: filosofinya, metode pareto kan memang untuk memudahkan kita dgn cara menetapkan fokus. Jika benar demikian adanya, maka status 60% fast moving ini memang akan menyulitkan anda dalam menjaga akurasi stock anda; mengingat anda harus memberikan konsentrasi ekstra pada 60% item, dibanding 20% item yg biasa dipakai dalam metode pareto standar..

Mengenai stock take yg efektif di L-5, saran saya: “try not to do it”, apa lagi jika anda tidak didukung equipment yg memadai J Kenapa? Katakanlah fast moving item anda memang 60%. Jika racking yg anda punya sampai L-5, maka sebisa mungkin aturlah penyimpanan ke60% item tsb di level 4 ke bawah, yg bisa dijangkau oleh equipment anda. Jadi, L-5 cuma buat slow/non moving item; buat apa di stock take (yg frekuensinya cukup sering; katakanlah sebulan sekali)? Cukup setahun sekali/dua kali saja, yaitu saat stock opname. Jika tak bisa dihindari, dan kita tetap harus memakai L-5 untuk menyimpan fast moving item, usahakan simpan seminimal mungkin fast moving item di L-5, sehingga anda tidak perlu terlalu banyak menanganinya saat stock take. Jika demikian, usulkan terus penyediaan equipment yg memadai.

Maaf jika penjelasannya terlalu panjang. Mohon masukan juga dari rekans yg lain.

Regards, Bagus

Sumber :
http://www.ipoms.or.id/mambo/index.php?option=com_content&task=
view&id=521&Itemid=2